北方光电科技股份有限公司Oracle实施采购业务方案doc

目录

文档控制..........................................................................................................................................................................................II修改记录......................................................................................................................................................................................ii审查人..........................................................................................................................................................................................ii公司组织管理..................................................................................................................................................................................1

公司组织管理

Oracle系统采购模块功能概述

Oracle采购模块是Oracle分销系统的主要功能模块之一，也是控制企业整个物

流链条始端的功能模块。它主要处理和控制企业的采购业务，实现企业对采

购流程、采购物品和供应商的有效管理。

Oracle采购管理系统主要的功能概述如下：

对请购、采购业务流程的监测和控制；

记录并利用询价和报价信息；

对供应商进行有效的管理和评价等。

Oracle采购模块功能的主要特性有：

利用工作流方式规范业务；
业务与财务集成（资金保留、与应付和总帐集成）；

丰富的系统报表等等。

下图为本解决方案中，北方光电总部采购模块与其它模块的关系：

销售模块

请购导入

应付模块

匹配

采购模块

接收入库

库存模块

财务信息导入总账

总账模块

生产基地中采购模块与其他模块之间的关系如下图所示：

应付模块 匹配 采购模块

Oracle采购业务解决方案概述

针对北方光电股份有限公司及其下属子公司现行的采购业务特点，以及未来对采购管理和控制的需求，采取多个经营单位、多个库存组织的方式设置系统应用架构。

北方光电总部的贸易一部、贸易二部、光电部的销售合同导入采购模块生成销售请购，销售请购单由采购部门自动引入，分配给采购人员，由采购人员制定采购订单，并根据采购订单审批流程进行审批。通过审批的采购订单打印并下达供应商。供应商货物送达后，按照采购接收流程接收货物。

生产基地年初时签订长期框架协议，由采购部门为生产基地的生产物料制定一揽子采购协议，提交采购部门经理审批。

办公用品、低值易耗品的采购由财务模块直接录入发票处理，不在业务模块中记录信息。固定资产的请购由各部门在系统外填制请购单，采购部汇总后统一制作采购单进行采购，采购过程不在系统中进行记录和维护。

采购产品的分类和编码与库存模块中的物品分类和编码保持一致。

供应商信息的建立和维护，以及对供应商的评估，本方案采用了Oracle系统提供的供应商建立、维护方案，可以有效地保证采购业务高效进行。此外，可以通过供应商服务、质量绩效等报表对供应商表现进行汇总分析；供应商信息由采购部门负责维护，财务部门负责系统外提供财务方面的有关信息，应付模块与采购模块共享供应商信息库。

针对每一种具体采购单据（请购单、询价单、报价单、采购订单）设置访问层次和安全层次，确保只有相关人员能够浏览采购单据。只有具有特定权限的人员才能够修改、取消单据，保证单据的安全性。

采购的会计期与总帐相同，本位币为人民币。

6.采购订单管理

7.采购接收与退货

8.采购与财务接口

9.采购订单的审批

相关文档

本文档的设计基于以下文档的内容：

北方光电Oracle实施采购业务需求分析

北方光电业务流程、操作手册

1采购组织管理

业务需求

北方光电

贸易一部、贸易二部负责轻工、机械、照明的自营和代理贸易业务。下设采购
小组、销售小组分别负责自营出口业务的采购与销售。

采购部采购员负责采购光电部销售的产品；专人维护北方光电总部与下属奥德光电、远达光学、中山精密的供应商信息；制定下属子公司的长期框架协议。

生产基地

生产基地的生产部负责原材料的采购、储运、库存计划等。生产部的采购经办将负责按照总部采购部的框架性协议释放一揽子协议的采购订单，或者自行

料入库管理等由生产部的库存管理员负责。

经BPR讨论认为，北方光电与生产基地的固定资产、办公用品等采购无需在制作不能够与供应商签定一揽子协议的零星采购申请,创建标准采购订单。物

采购、接收、供应商管理等）分配给采购部、贸易一部与贸易二部采购小组、生
产基地的相应人员；

通过预置文件的设置，实现北方光电总部与生产基地各经营单位业务信息的
与完整。

业务需求

北方光电

贸易一部、二部各有一名经理，采购小组业务员负责为本部门销售小组采购自营出口业务的轻工、机械、照明等产品；其他类型的业务不实行购销分离，由各业务员负责执行采购与销售的整个贸易过程。

采购部设有采购经理，下属采购人员负责为光电部签订采购订单、为生产基地签订长期框架协议，专人管理供应商档案。

生产基地
生产基地的生产部设经理一名，下属采购经办负责发放一揽子采购协议；或者制作零星物料的采购申请，然后创建标准订单等。

目前生产基地的采购由业务员按照产品分类负责订单的制定与跟踪工作，每类产品由不同的采购经办负责。

远达光学有4名采购经办，分别负责金工结构、光学、包装材料、橡胶件等的采购。奥德光电有4－5名，2名负责金工件采购、1名负责包装材料与辅料采购、1名负责光学件（包括光学毛坯、光学成品等）的采购。

解决方案
以上需求在系统中通过以下几个方面的方案实现：

? 职位

职位 ? 采购员与采购物品的关系 ? 采购员

系统，弹性域的设置在所有经营单位之间是共享的。因此北方光电的
职位弹性域将用一段，在名称中区分不同的经营单位。具体如下：
北方光电：
根据BPR设计的岗位职责，与采购相关的职位如下：

生产基地：

以下是部分采购业务相关职位列表：

在物品定义中指定每一物品的缺省对应采购员，在请购单中系统将自动选
取该物品对应的采购员，录入人员可以改选其他的采购员。

2采购产品管理

业务需求

北方光电公司主要采购光电、轻工、机械、照明等产品；生产基地采购生产光

电产品的原材料，包括光学件、金工件、橡胶件、包装材料等。

解决方案
运用库存模块在系统中定义采购物品。具体参见库存模块业务解决方案。

奥德光电生产基地：目前没有标准的物料编码，希望尽快编制物料编码，并且

一定基于物料编码唯一性。

解决方案
财务物品编码采用与库存相同的编码规则，并在库存模块定义物品时明确采

购产品的编码。

业务需求

目前贸易一部、二部经营的轻工产品包括：灯具、钟、日杂、家用电器。可能在

每大类下再细分（灯具按2头或3头分、日杂按一件套/二件套分、钟分为挂钟和

台钟、家用电器按微波炉、咖啡壶、电饭煲分）。基本分两层，家用电器再细分则按升分。机械产品包括铸铁产品、灯具、不锈钢制品、汽配、设备零件、文体用品/医疗器械。再下一层分类十分繁多。

采购部为光电部采购的成品包括：望远镜、显微镜、天体望远镜、抢瞄、光学材料（其中显微镜分为生物和体视），其他产品的分类依据《海关编码》；

生产基地采购的原材料包括：

远达光学生产基地:

原材料分：包装材料，橡胶件，光学件，结构件

结构件分：金工，机加，塑料件，金饰件

奥德光电生产基地：开发中心按照物品的不同用途有分类，物品分类可以按
照大、中、小类，并体现在物品的编码中。

解决方案

轻工部：出于退税的要求，计量单位要按照海关报关的要求定。基本上灯的计量单位是盏、钟按台/只计量、日杂的计量单位是套/公斤；家用电器是按个计量

光电部：基本上按具或个计量；光学材料有时采用“公斤、块”，根据客户的要求。

机械部：从公斤、米、具、套、个等都有，且不确定，当客户要求不同时会用不同的计量单位。存在这样的情况，即采购订单、销售订单、应收帐款发票按个计量，但在出口报关、供应商开具的增值税发票上需要按照公斤等单位计量。

生产基地：

包括件、公斤、瓶、米、片、双等。存在计量单位之间的转换情况。

解决方案

在库存模块可以定义各物品的基本单位，并明确基本单位与其他辅助计量单
位之间的换算关系。具体参见库存业务方案设计。

业务需求

总部：

贸易一部、贸易二部的采购品没有物理库存，不存在库位控制的问题。但是对货物需要进行跟踪监控，要求采购订单、入库通知单、销售订单编号一致，以实现成本测算。

光电部贸易类物品有物理库存，但未对存放库位进行管理控制。光电部同样
需要根据采购订单号跟踪采购物品。

都未使用序列号控制。

远达光学:目前有光学完工库、光学毛坯库、工具工装库、辅料工具库、金工库（橡胶件、结构件、金工件）、光学棱镜库、易燃易爆库、包装材料库、成品库生产基地：

解决方案

总部：

贸易一部、贸易二部的业务由于存在供应商提前开票结算，确认存货的情况，因此将运用北方开发的订单流程，由销售订单导出生成请购单，自动创建为采购订单，供应商开来发票要求付款时，在系统中接收入库。物品出口发运给客户获取相关单据后，在系统中进行发运确认的操作。

光电部采购的物品基本都先入北方光电自备库，因此光电部销售订单将采用开发的流程，将采购物品接收入库后，再进行挑库发运的操作（具体参见销售订单管理模块）。

采购部采购员、贸易一部、贸易二部采购人员将请购单中接收人附注中记录的销售订单编码作为前缀，加流水号，作为采购订单编码，实现销售订单与采购订单之间的联系。接收入库单可以根据采购订单进行查询，在采购定单查

询界面实现。将采购订单查询菜单设定给销售员，销售员即可在系统中适时查询采购订单所处的状态。

北方光电本部自营出口,投标,进料加工要进行成本盈亏测算.这部分业务中所涉及的产品要进行批号控制。批号编码规则参见库存解决方案。其他业务的产品考虑到以后会出口，也要进行批号控制。编码规则参见库存解决方案。

生产基地：

设立多个子库存，对物品进行分类管理与控制。无需对物料进行批号、系列号等控制。子库存与库位等的设置具体参见库存模块的方案设计。

3供应商管理

业务需求
北方光电
供应商目前没有统一的编码规则。现有的点石系统中，供应商信息由业务员
自己维护。业务员可以选择供应商信息不共享、部门内共享和部门间共享。
供应商分类按照部门分为轻工类、机械类、光电类、照明类等。

生产基地
远达光学的供应商信息由生产部人员按照供应商产品类别分别由专人统计更新，统一至远达集团调度室进行汇总。供应商没有编码。

供应商按照产品分为：光学类、金工类、辅料类、包装材料类。